Электронный учебник по "ИТ в профессиональной деятельности"

Современный российский рынок программных продуктов в области электронного делопроизводства и архива представляет широкий спектр информационных систем. Число компаний − участников выставок по электронному делопроизводству, архивам и безбумажным технологиям растет год от года. Пользователю предлагаются продукты как зарубежных, так и отечественных разработчиков ("Весть-Метатехнология", 1С, Айти, Научно-технологический центр Института развития Москвы, "Электронные офисные технологии", "Оптима", "Ланит", "ИнтерТраст" и т.д.). Однако программных продуктов, которые можно было бы после установки использовать как готовую информационную систему фактически нет. Это признают даже пользователи, готовые платить любые деньги за создание ной автоматизированной системы делопроизводства − банки, нефтяные, газовые концерны, телерадиокомпании. Причины − пренебрежительное отношение разработчиков большинства программ к технологиям отечественного делопроизводства, преобладание на рынке зарубежных разработок и несоответствие отечественных норм делопроизводства западным стандартам (имеются в виду такие основы организации делопроизводства в нашей стране, как унификация реквизитов документов, единая регистрация и централизованный вертикальный контроль исполнения, преемственность делопроизводственных и архивных справочников). Поэтому при внедрении той или иной электронной системы управления информационно-документаиионными ресурсами речь идет не только о покупке программного продукта, а об интенсификации с его помощью делопроизводственной службы и архива, внедрении, поддержке, конвертировании данных в новые версии. Таким образом, неизбежно длительное сотрудничество с фирмой − системным интегратором и большое значение имеет выбор этой фирмы.

Выбор программного продукта для информатизации делопроизводства и архива − очень ответственный момент. От него во многом зависит, насколько руководству организации удастся решить проблему повышения эффективности управления предприятием, сохранить и обеспечить безопасность информационных ресурсов. Неоднократно высказывалась мысль о необходимости унификации и стандартизации систем электронного делопроизводства, о выработке федеральной архивной службой стандартов и рекомендаций по их выбору и внедрению. К тому же, учитывая сказанное выше об использовании в архиве систем управления документацией в качестве электронного НСА, который должен долгие годы служить для поиска документов, особенно важно не ошибиться с выбором программного обеспечения.

Классификация систем электронного делопроизводства может осуществляться по нескольким признакам. В 1970-80е годы автоматизированные системы управления документацией классифицировались по функциональному признаку:

·        АСУ в области планирования;

·        управления технологическими процессами;

·        кадров;

·        автоматизированные системы контроля и исполнения документов и т.п.

и уровню масштабирования:

·        отраслевые АСУ;

·        АСУ предприятия;

·        АСУ технологическими процессами;

·        комплексы задач и т.п.

По степени унифицированности и интегрированности программные продукты разделяются на несколько групп:

·        отдельные прикладные программы для обработки систем документации (кадровой, бухгалтерского учета и отчетности, регистраиионно-контрольные картотеки). Это так называемые "коробочные пакеты", которые легко устанавливаются и настраиваются. Они рассчитаны на решение локальных задач небольшой организации и, как правило, разработаны на основе систем управления базами данных, поддерживающих архитектуру "файл-сервер" (трех-пяти пользовательские или без ограничения пользователей);

·        офисные пакеты (пакеты прикладных программ), которые представляют собой несколько прикладных программ различных функций, связанных единым пользовательским интерфейсом, мощными средствами обмена данных между программами, форматов представления данных и т.д.;

·        интегрированные автоматизированные системы делопроизводства (ИАСД) − совокупность средств создания, движения, поиска документов и баз данных, охватывающее, по возможности, все документируемые функции учреждения. Как правило, они создаются на основе СУБД, поддерживающих технологию клиент-сервер (Огас1е и др.). Современный уровень развития информационных технологий предполагает использование интегрированных систем. Это отвечает и требованиям обеспечения сохранности данных, прежде всего унификации всего программного обеспечения и форматов представления машиночитаемых документов организаций ведомства, а также создания интегрированных систем с многоуровневым поиском информации.

Далее...

Примеры